Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja sen nimi

Henkilötietorekisterin ylläpitäjä on Società Dante Alighieri di Pori ry (myöhemmin seura), Ahvenkuja 16, 28300 PORI. Y-tunnus: Y-tunnus 1932421-6

Seuralla ei ole nimettyä tietosuojavastaavaa. Yhteyshenkilö jäsenrekisteriä koskevissa asioissa on seuran sihteeri, jonka yhteystiedot löytyvät seuran www-sivuilta. Rekisterin nimi on Società Dante Alighieri di Pori ry:n henkilötietorekisteri. Seuran verkkosivut löytyvät osoitteesta porindanteseura.fi ja sen lisäksi seuralla on Facebook-sivusto.

2. Rekisteröidyt

Rekisteröityjä ovat kaikki, jotka ovat maksaneet seuran jäsenmaksun tai osallistuneet seuran ilmoittautumisen vaativaan tapahtumaan.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on seuran ja sen jäsenten välinen yhteydenpito. Jäsenrekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan jäseniltä erikseen kysyttävällä luvalla käyttää seuran omien palveluiden tai sen kumppaneiden tuottamien palvelujen tai tarvikkeiden markkinointiin, ml. sähköinen suoramarkkinointi. Seura voi käyttää alihankkijoita palvelujensa tarjoamisessa ja toteuttamisessa. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi.

4. Rekistereihin tallennettavat tiedot

Jäsenrekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• Jäsenen perustiedot: nimi, syntymäaika, sukupuoli, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, muut jäsenen ilmoittamat yhteystiedot). Tilaisuuksien tarjoiluja varten voidaan tallentaa allergiatietoja. Käyttötarkoituksena ovat sujuva seuratoiminta sekä yhteydenpito. Alle 15-vuotiailta jäseniltä pyydetään huoltajan suostumus tietojen luovutukseen.
• Tieto mahdollisesta suoramarkkinointiluvan antamisesta tai sen kieltämisestä sekä muut mahdolliset
  suostumukset.

5. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin henkilöllä on seuran jäsenoikeudet. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan rekisteröidyiltä itseltään tai heidän valtuuttamiltaan edustajilta ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä nämä ilmoittavat rekisterinpitäjälle. Vanhat jäsentiedot poistetaan puolen vuoden kuluttua uuden jäsenmaksukauden alettua, ellei jäsenmaksua ole maksettu.

Erityisestä pyynnöstä tiedot poistetaan heti jäsenyyden päättymisen jälkeen, mikäli jäsenellä ei ole keskeneräisiä asioita seuran kanssa. Tietojen poisto ei koske vanhoja uutisointeja, esimerkiksi tapahtumakuvia kuvateksteineen, joiden esittämiseen rekisterinpitäjällä on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

6. Jäsenen oikeudet

Jäsenellä on tarkastusoikeus seuran tallentamiin henkilötietoihin. Mikäli tiedoissa havaitaan virheellisyyksiä tai puutteita, seuraa voi pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi. Mahdolliselta suoramarkkinointilistalta pääsee poistumaan ilmoittamalla siitä seuran tietosuoja-asioiden yhteyshenkilölle. Seura voi harrastaa verkkomainontaa esimerkiksi sosiaalisessa mediassa. Niissä kerrotaan esim. kuvateksteissä henkilötiedoista vain nimi. Tilaamattomassa verkkomainonnassa ei mainonnassa ole kyse suoramarkkinoinnista, vaan se perustuu esim. käyttäjän evästeisiin ja sosiaalisen median ominaisuuksiin. Mikäli jäsen kokee, että häntä koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen seuran kannalta, hänellä on oikeus pyytää poistamaan kyseiset tiedot. Seura käsittelee pyynnön, jonka jälkeen se joko poistaa tiedot tai ilmoittaa perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Tämä ei kuitenkaan koske vanhoja uutisointeja, joihin rekisterinpitäjä katsoo omaavansa oikeutetun edun. Jos jäsen on ratkaisusta eri mieltä, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Hänellä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan, kunnes asia saadaan ratkaistua.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietorekisterin tiedot kerätään vain jäsenen itsensä tai hänen huoltajansa ilmoittamana www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, tapaamisista ja muista tilanteista, joissa jäsen luovuttaa tietojaan.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa seuran kumppaneille sekä viranomaisille Suomen lakien mukaisesti. Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisteriä säilytetään digitaalisessa muodossa ulkopuolisen palveluntuottajan palvelimella. Järjestelmä on suojattu palomuurein ja siitä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot. Seura ei poimi evästeitä verkkosivujensa käyttöliikenteestä. Sen palvelin sijaitsee ulkopuolisella palveluntuottajalla. Sosiaalisen median tilejä käytetään vain seuran tiedottamiseen tiliensä seuraajille. Nämä yhtiöt vastaavat henkilötietoasioistaan. Tietojen käyttöoikeus on vain henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja seuran eri tehtävissä. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja salasanoja ja käyttöä on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus tietojen käytön aikana ja sen jälkeen.